پروتکل فعالیت پروژه

 

1.        هدف

ارائه الگوی مدون جهت سازماندهی فعالیت های اجرایی، نظارتی و حاکمیتی پروژه های مشمول دامنه کاربرد

2.       دامنه کاربرد

سند حاضر مربوط به پروژه های شهروندی واگذار شده به دانشگاه های تهران، امیرکبیر، شریف، علوم و تحقیقات تهران و همچنین پروژه های نظارت بر عملکرد HSE پیمانکاران واگذار شده به شرکت های مدیران تصمیم ساز ایمن، دال آرمه پارس، پترو ایمن نعمت و افزا محیط میباشد و بازه زمانی کاربرد این سند از بدو استقرار مدیران پروژه حداکثر به مدت یکسال تا اتمام نهایی و تحویل کامل خدمات به کارفرما را پوشش خواهد داد.

3.      تعاریف و اصطلاحات

-        مجری

عبارت مجری به کلیه دانشگاه ها و شرکت های فوق الاشاره در بند دامنه کاربرد اتلاق می­گردد.

-        حوزه نظارت

بخشی از بدنه سامانه HSE شهرداری تهران با وظیفه نظارت بر عملکرد مجریان پروژه که این بخش به دانشگاه علم و صنعت ایران برون سپاری گردیده است.

-        مدیریت ارشد

دبیر شورای عالی سامانه HSE شهرداری تهران یا نماینده تام الاختیار ایشان

-        کارفرما

سامانه HSE شهرداری تهران

-        مدیر پروژه

شخصی است که از سوی مجری به عنوان مسئول اجرای پروژه به کارفرما معرفی شده و به صورت تمام وقت در محل کارفرما (سامانه مدیریت HSE ) مستقر خواهد بود.

-        کارشناس مقیم

شخصی است که به عنوان کارشناس از سوی مجری به کارفرما معرفی شده و به صورت تمام وقت(در پروژه بازرسی پیمانکاران) یا به صورت نیمه وقت (در پروژه های شهروندی) در مناطق شهرداری تهران مطابق با قرارداد مجری مستقر میگردند.

 

 

-        بازرس

شخصی است که در پروژه های پیمانکاران به عنوان کارشناس از سوی مجری به کارفرما معرفی شده و به صورت تمام وقت در یکی از مناطق پهنه جهت انجام بازدید دوره ای از پیمانکاران منطقه، ارزیابی فنی ایشان و تهیه گزارشات بازدیدها منصوب میگردد.

4.       مسئولیت های اجرایی

-         مسئولیت اجرای فعالیت ها و رعایت چارچوب های مندرج در بند 5 این سند، مطابق با مشروح بند مذکور بر عهده ارکان پروژه می­باشد.

-         مسئولیت نظارت بر حسن اجرای فعالیت های مندرج در بند 5، همچنین ارزیابی و ارائه گزارش در خصوص میزان انطباق یا انحراف عملکرد هر رکن پروژه نسبت به قرارداد و پروتکل حاضر به مدیریت ارشد ، بر عهده حوزه نظارت خواهد بود.

-         صدور هرگونه دستورات لازم در خصوص پیشبرد، توقف و یا اصلاح روند اجرایی فعالیت­های پروژه صرفا بر عهده مدیریت ارشد خواهد بود.

5.      روند اجرایی پروژه ها

5-1 شرح وظایف و اختیارات

5-1-1 کارفرما

اهم وظایف و مسئولیت های کارفرما در قبال پروژه های مشمول در دامنه کاربرد این سند به شرح ذیل عبارتند از:

الف وظایف

-         ارائه شرح خدمات و فعالیت ها به صورت جامع، شفاف و مشخص به مجریان و حوزه نظارت

-         پیگیری تامین امکانات سخت افزاری، نرم افزاری و اطلاعاتی در چارچوب تعهدات قرارداد منعقده با مجریان و با مناطق

-         اعمال نظارت مستمر بر فعالیت های مجریان و اعلام بازخوردهای منتج از نظارت

-         تسهیل مکانیزمهای اداری و مالی تا حد ممکن و در چارچوب قوانین اداری و مالی شهرداری تهران

-         پاسخگویی به درخواست های سایر ارکان پروژه در خصوص تشکیل جلسات هماهنگی موردی

ب- اختیارات

-         کلیه اختیارات قانونی مندرج در متن قرارداد منعقده با مجریان در خصوص موضوعات حقوقی، اداری و مالی

-         اختیار در تایید و رد صلاحیت هر یک از پرسنل مجری در هر مقطعی از پروژه بنا بر مستندات و پس از استعلام از حوزه نظارت

-         اختیار در تایید و یا رد گزارشات فنی و مالی بر اساس مستندات مدون و پس از استعلامات حوزه نظارت

-         تصمیم گیری و ارائه طریق بر موارد پیش بینی نشده

 

 

ج- محدودیت ها

-         کارفرما نمیتواند بدون ارائه مستندات و دلایل فنی مدون اقدام به رد گزارشات و درخواست های مالی مجریان نماید.

-         کارفرما نمیتواند بدون ارائه دلایل فنی اقدام به رد صلاحیت کارشناسان مجری نماید.

-         کارفرما نمیتواند کارشناسان و امکانات مجری را در هیچ فعالیتی خارج از چارچوب شرح خدمات پروژه بکارگیری نماید.

5-1-2 مدیران ارشد مجریان

الف وظایف

-         اجرای کلیه تعهدات مندرج در قرارداد منعقده از لحاظ فنی، اداری-مالی و حقوقی

-         جذب و بکارگیری نیروی انسانی متخصص و ذیصلاح در پروژه

-         تامین امکانات سخت افزاری، نرم افزاری و اطلاعاتی در چارچوب تعهدات قرارداد منعقده

-         حصول اطمینان از تناسب روند اجرای فعالیت ها با شرح خدمات پروژه

-         پاسخگویی در مقابل کارقرما نسبت به عملکرد پروژه و کارشناسان تحت امر

-         پاسخگویی نسبت به مطالبات اداری، مالی و اطلاعاتی کارکنان زیرمجموعه خود بدون آسیب به تعهدات مورد نظر کارفرما و ایجاد خلل در روند پروژه

-         حصول اطمینان از رعایت اصل امانتداری در اطلاعات و عدم انتشار هرگونه اطلاعات از عدم انطباق های شناسایی شده و گزارشات به دست آمده در پروژه به هر نحو و توسط هریک از کارکنان پروژه بدون هماهنگی کارفرما

-         ایجاد هماهنگی های لازم جهت ارائه هرگونه اطلاعات و مستندات توسط نیروهای تحت امر به حوزه نظارت در هر مقطع از پروژه

-         شرکت در جلسات اعلام شده توسط کارفرما و ارائه اطلاعات درخواستی

ب- اختیارات

-         کلیه اختیارات قانونی مندرج در متن قرارداد منعقده در خصوص موضوعات حقوقی، اداری و مالی

-         اختیار در عزل و نصب هر یک از کارکنان زیر مجموعه خود در پروژه پس از اخذ تاییدیه سامانه در خصوص انتصاب کارکنان جدید

-         درخواست تشکیل جلسات هماهنگی جهت رفع ابهامات و یا مشکلات احتمالی در روند پروژه

-         تایید و رد درخواست مرخصی مدیران پروژه در محدوده قوانین کار و با رعایت عدم اخلال در روند پروژه

ج- محدودیت ها

-         مدیران ارشد مجری نمیتوانند با عزل و نصب­های مکرر موجبات اخلال در روند پروژه ایجاد نموده و در صورت انجام این کار برخورد مناسب از سوی کارفرما انجام خواهد شد.

-         مدیران ارشد مجری نمیتوانند در برخورد با کارشناسان خود از قوانین کار جمهوری اسلامی ایران عدول کرده و در غیر این صورت کارفرما هیچ گونه مسئولیت و دخالتی در خصوص تبعات این تخلفات نخواهد داشت. کارفرما در مقابل هرگونه تبعات تخلف مجریان از قوانین کار که منجر به اخلال در روند پروژه گردد مطابق قرارداد واکنش مناسب خواهد داشت.

-         مدیران ارشد مجری نمیتوانند اطلاعات به دست امده از پروژه را بدون هماهنگی کارفرما به هیچ نحوی منتشر نمایند.

-         مدیران ارشد مجری مادامی که کارفرما تعهدات حقوقی خود را برآورده مینماید، نمیتوانند به هیچ علتی روند اجرایی پروژه را متوقف نمایند و در صورت عدم اجرای تعهدات از سوی هریک از طرفین، مطابق قرارداد عمل خواهد شد.

5-1-3 مدیران پروژه

الف وظایف

-         ارائه گانت چارت کلان مربوط به اجرای شرح خدمات در طول مدت قرارداد و ارائه برنامه تفضیلی و گانت چارت مربوط به هر فاز، حداکثر دو هفته قبل از شروع فاز مورد نظر از شرح خدمات به کارفرما.

-         جمع بندی اطلاعات جمع آوری شده توسط کارشناسان مقیم و تحویل گزارشات و اطلاعات نهایی به کارفرما

-         مدیریت حضور و غیاب و صحت فنی عملکرد کارشناسان زیر مجموعه خود

-         حصول اطمینان از تناسب روند اجرای فعالیت ها با شرح خدمات پروژه

-         پاسخگویی در مقابل کارقرما نسبت به عملکرد پروژه و کارشناسان تحت امر

-         رعایت اصل امانتداری در اطلاعات و عدم انتشار هرگونه اطلاعات از عدم انطباق های شناسایی شده و گزارشات به دست آمده در پروژه به هر نحو و توسط هریک از کارکنان پروژه بدون هماهنگی کارفرما

-         ارائه هرگونه اطلاعات و مستندات درخواستی به حوزه نظارت در هر مقطع از پروژه

-         شرکت در جلسات اعلام شده توسط کارفرما و ارائه اطلاعات درخواستی

-         اقدام مناسب نسبت به غیبت غیر مجاز کارشناسان زیرمجموعه

-         نظارت بر نحوه انجام بازدیدها توسط بازرسان و نحوه استفاده از خودروها و سایر تجهیزات و منابع تحت اختیار در مناطق

-         مدیران پروژه موظفند  مرخصی هر یک از کارکنان خود را با زمان بندی مناسب از قبل اعلام نمایند تا خللی در روند انجام پروژه ایجاد نگردد و در صورت غیبت غیر مجاز و یا مرخصی استعلاجی کارکنان، موظف هستند برنامه ریزی مقتضی در خصوص جبران توقف روند را انجام داده و پیاده نمایند.

ب- اختیارات

-         کلیه اختیارات قانونی مندرج در متن قرارداد منعقده در خصوص موضوعات حقوقی، اداری و مالی

-         درخواست تشکیل جلسات هماهنگی جهت رفع ابهامات و یا مشکلات احتمالی در روند پروژه

-         ارائه پیشنهادات فنی و اجرایی به کارفرما و حوزه نظارت جهت بهبود روند اجرای پروژه

-         تایید و رد درخواست مرخصی کارشناسان تحت امر در حدود قوانین کار

 

 

ج- محدودیت ها

-         مدیران پروژه نمیتوانند بیش از حد قانون کار اقدام به تایید مرخصی پرسنل تحت امر خود نمایند.

-         مدیران پروژه نمیتوانند اطلاعات به دست امده از پروژه را بدون هماهنگی کارفرما به هیچ نحوی منتشر نمایند.

-         مدیران پروژه نمیتوانند بیش از حد قانون کار اقدام به غیبت از محل کار خود نمایند.

 

5-1-4 مناطق

الف وظایف

-         اعلام نظرات کارشناسی و یا پیشنهادات بهبود فنی و اجرایی در صورت صلاحدید در طول روند پروژه به کارفرما

-         ایجاد تسهیلات لازم جهت استقرار و فعالیت و فراهم نمودن اطلاعات مورد نیاز برای کارشناسان مقیم و بازرسان پروژه

-         ایجاد هماهنگی های لازم جهت انجام بازدیدها و جلسات با سایر مدیران و معاونین منطقه مربوطه

-         ارائه اطلاعات در مورد نحوه اجرای فعالیت های پروژه توسط مجری به حوزه نظارت در هر مقطع از پروژه

-         شرکت در جلسات هماهنگی مربوط و پیگیری اجرای مصوبات جلسات در مناطق

ب- اختیارات

-         اعلام گزارش تخلفات مشاهده شده توسط مجریان نسبت به شرح خدمات ابلاغی به دستگاه نظارت

-         درخواست تشکیل جلسات هماهنگی جهت رفع ابهامات و یا مشکلات احتمالی در روند پروژه با کارفرما

-         ارائه پیشنهادات فنی و اجرایی به کارفرما و حوزه نظارت جهت بهبود روند اجرای پروژه

-         لغو و یا تغییر زمانبندی بازدیدها و جلسات سطح منطقه تا 48 ساعت قبل از تاریخ تعیین شده و اعلام به کارشناسان مقیم پروژه ها

-         استفاده از مستندات تایید شده، گزارشات رسمی و فرم های تکمیل شده جهت ثبت در سوابق سیستم مدیریت HSE منطقه

-         استفاده از کارشناسان مجری در پروژه های پیمانکاری در مقاطع ممیزی های خارجی منطقه در چارچوب کنترل عملیات پیمانکاران و توجیه انطباق عملکرد

-         استفاده از HSE Plan های تایید شده توسط مجری به عنوان سوابق سیستم مدیریت HSE

ج- محدودیت ها

-         مناطق نمی توانند از کارشناسان و امکانات مجریان (امکانات اداری و خودروها) در فعالیت های خارج از چارچوب شرح خدمات پروژه استفاده نمایند.

-         مناطق نمی توانند اطلاعات به دست آمده از پروژه را بدون هماهنگی کارفرما به هیچ نحو و بدون هماهنگی کارفرما و حوزه نظارت در جلسات به ارائه اطلاعات غیر رسمی پروژه نمایند.

-         مناطق راسا نمیتوانند اقدام به لغو و یا تایید مرخصی هیچ یک از کارشناسان مجری نمایند و این موضوع توسط مدیران پروژه ها انجام میگیرد.

-         مناطق در صورت مشاهده تخلف نسبت به شرح خدمات و پروتکل حاضر، نمیتوانند اقدام به صدور دستور اصلاح به مجری نموده و لازم است هرگونه اقدام صرفا از طریق کارفرما و دستگاه نظارت صورت پذیرد.

5-1-5 کارشناسان مقیم

الف وظایف

-         ارائه برنامه های فعالیت مربوط به مناطق خود به مدیران پروژه ها در بازه های زمانی منظم و تدوین برنامه های بازدید روزانه بازرسان با هماهنگی منطقه

-         انجام هماهنگی های لازم جهت حضور ناظران فنی و کارشناسان HSE منطقه در محل بازدید همراه بازرسان (در پروژه های پیمانکاران)

-         انجام هماهنگی های لازم جهت اخذ اطلاعات ایستگاه های کاری پیمانکاران و تدوین برنامه بازدید (در پروژه های پیمانکاران)

-         انجام کنترل پروژه و بررسی روند انجام فعالیت ها در منطقه نسبت به برنامه

-         جمع بندی اطلاعات جمع آوری شده توسط بازرسان و تحویل گزارشات و اطلاعات نهایی به مدیران پروژه (در پروژه های پیمانکاران)

-         مدیریت حضور و غیاب و صحت فنی عملکرد بازرسان زیر مجموعه خود (در پروژه های پیمانکاران)

-         حفظ تناسب روند اجرای فعالیت ها با شرح خدمات پروژه

-         پاسخگویی در مقابل مدیران پروژه و حوزه نظارت نسبت به عملکرد پروژه و بازرسان تحت امر (در پروژه پیمانکاران)

-         رعایت اصل امانتداری در اطلاعات و عدم انتشار هرگونه اطلاعات از عدم انطباق های شناسایی شده و گزارشات به دست آمده در پروژه به هر نحو و توسط هریک از کارکنان پروژه بدون هماهنگی کارفرما

-         ارائه هرگونه اطلاعات و مستندات درخواستی به حوزه نظارت در هر مقطع از پروژه

-         شرکت در جلسات اعلام شده توسط کارفرما و ارائه اطلاعات درخواستی

-         اقدام مناسب نسبت به غیبت غیر مجاز بازرسان زیرمجموعه (در پروژه پیمانکاران)

-         برنامه ربزی انجام بازدیدها توسط بازرسان و نحوه استفاده از خودروها در مناطق

-         کارشناسان مقیم موظفند  مرخصی هر یک از بازرسان خود را با زمان بندی مناسب از قبل اعلام نمایند تا خللی در روند انجام پروژه ایجاد نگردد و در صورت غیبت غیر مجاز بازرسان، موظف هستند برنامه مقتضی در خصوص جبران توقف روند را طراحی و اجرا نمایند.

ب- اختیارات

-         درخواست تشکیل جلسات هماهنگی جهت رفع ابهامات و یا مشکلات احتمالی در روند پروژه از مدیران پروژه

-         ارائه پیشنهادات فنی و اجرایی به مدیر پروژه و حوزه نظارت جهت بهبود روند اجرای پروژه

-         استفاده از حقوق و اختیارات قانونی در چارچوب قوانین کار

 

 

ج- محدودیت ها

-         کارشناسان مقیم نمیتوانند اطلاعات به دست امده از پروژه را به هیچ نحوی منتشر نمایند.

-         کارشناسان مقیم نمیتوانند بیش از حد قانون کار اقدام به غیبت از محل کار خود نمایند.

-         کارشناسان مقیم نمیتوانند به جز دستگاه نظارت و مدیر پروژه خود با هیچ رکن دیگری از ارکان پروژه مکاتبات رسمی، ارائه گزارش و یا اخذ دستور نمایند.

5-1-6 بازرسان

الف وظایف

-         انجام منظم بازدیدهای روزانه بر طبق برنامه ابلاغی از سوی کارشناسان مقیم

-         ثبت عدم انطباق های مربوط به هر بازدید و تکمیل فرم های مربوطه به صورت کامل

-         انجام هماهنگی های لازم جهت اخذ اطلاعات ایستگاه های کاری پیمانکاران و برنامه بازدید

-         پاسخگویی به مدیران پروژه، کارشناسان مقیم و حوزه نظارت نسبت به عملکرد

-         رعایت اصل امانتداری در اطلاعات و عدم انتشار هرگونه اطلاعات از عدم انطباق های شناسایی شده و گزارشات به دست آمده در پروژه به هر نحو

-         ارائه هرگونه اطلاعات و مستندات درخواستی به حوزه نظارت در هر مقطع از پروژه

-         شرکت در جلسات اعلام شده توسط کارفرما و ارائه اطلاعات درخواستی

-         بازرسان موظفند  درخواست مرخصی خود را از چند روز قبل با کارشناسان مقیم و مدیران پروژه هماهنگ نمایند تا خللی در روند انجام بازدیدها ایجاد نگردد.

ب- اختیارات

-         ارائه پیشنهادات فنی و اجرایی به کارشناسان مقیم، مدیر پروژه و حوزه نظارت جهت بهبود روند اجرای پروژه

-         استفاده از حقوق و اختیارات قانونی در چارچوب قوانین کار

ج- محدودیت ها

-         بازرسان نمیتوانند اطلاعات به دست امده از پروژه را به هیچ نحوی منتشر نمایند.

-         بازرسان نمیتوانند بیش از حد قانون کار اقدام به غیبت از محل کار خود نمایند.

-         بازرسان نمیتوانند به جز مدیر پروژه وکارشناس مقیم منطقه خود و دستگاه نظارت با هیچ رکن دیگری از ارکان پروژه مکاتبات رسمی، ارائه گزارش و اخذ دستور نمایند.

 

 

 

 

 

5-2ساختار سازمانی و الگوهای ارتباطی


سلسله مراتب سازمانی حاکم بر اجرای پروژه های شهروندی و بازرسی پیمانکاران، و نحوه ارتباطات ارکان پروژه بر اساس الگوی مطرح شده در شکل 1 صورت میپذیرد.


                    شکل 1 ساختار کلی سلسله مراتب حاکم بر اجرای پروژه

 

-         در این روند کلیه مکاتبات مجریان اعم از درخواست ها، گزارشات ارسالی، پاسخ به نامه های وارده از سوی کارفرما و ... لازم است منحصرا خطاب به مدیریت ارشد (دبیر شورای عالی سامانه مدیریت HSE) و با امضای مدیران عامل شرکت ها ( در پروژه های پیمانکاران) و امضا کنندگان قراردادها (در پروژه های شهروندی) صورت پذیرد.

-         مجریان موظف به اجرای کلیه دستورات وارده از سوی مدیریت ارشد در چارچوب شرح خدمات پروژه بوده و هیچگونه دستوری از سایر حوزهها برای مجریان لازم الاجرا نخواهد بود.

-         حوزه نظارتی طبق قوانین مترتب بر روند اجرای پروژه، میتواند در هر مقطعی از طول پروژه، بر نحوه اجرا و محتوای هر یک از فعالیت­های مجریان نظارت کرده و گزارشات مربوط به میزان انطباق و یا انحراف احتمالی را به مدیریت ارشد ارائه نماید. لازم به ذکر است که دستورات مربوط به نتایج، از سوی مدیریت ارشد به مجریان ابلاغ خواهد شد.

ساختار سلسله مراتبی مترتب بر پروژه های شهروندی به شرح شکل زیر خواهد بود.


-         کارشناسان مقیم مجری پروژه، موظف هستند که کلیه مکاتبات و گزارشات خود را صرفا با مدیر پروژه مجموعه خود انجام دهند و دستورات مورد نیاز را تنها از ایشان دریافت خواهند نمود.

-         درخواست هایی که کارشناسان مقیم مجری در منطقه بابت دریافت اطلاعات، فراهم آوری تسهیلات فیزیکی و یا اخذ مجوزهای مورد نیاز از مدیران HSE و یا شهرداران مناطق دارند، لازم است از طریق مکاتبه رسمی و از طرف شخص امضا کننده قرارداد مجری خطاب به کارفرما صورت پذیرفته و پیگیری نتایج از همین طریق انجام گیرد. مکاتبات لازم با مناطق منحصرا از سوی سامانه HSE شهرداری تهران انجام میگیرد.

-         کارشناسان مقیم پروژه در هر مقطع از هر فعالیت اجرایی خود، موظف هستند در خصوص روند اجرایی و محتوای فعالیت های خود به حوزه نظارت پاسخگو باشند و بازخورد حاصل از نظارت انجام شده را جهت انجام اصلاحات احتمالی، از سوی مدیر پروژه خود دریافت نمایند.

 

 

 

 

                       

 

 

ساختار سلسله مراتبی مترتب بر پروژه های پیمانکاران به شرح شکل 3 خواهد بود.

-         بازرسان مجری موظف هستند گزارشات روزانه خود، مکاتبات مورد نظر، اقدامات اصلاحی و کنترلی پیشنهادی و .... را صرفا به کارشناس مقیم مجری در منطقه تحویل نموده و برنامه های کاری، دستورات و اصلاحات مربوط به فعالیت های خود را منحصرا از ایشان دریافت نمایند.

-         کارشناسان مقیم مجری پروژه، موظف هستند که کلیه مکاتبات و گزارشات خود را صرفا با مدیر پروژه مجموعه خود انجام دهند و دستورات مورد نیاز را تنها از ایشان دریافت خواهند نمود. در صورت درخواست مدیریت HSE مناطق و یا شهرداران مناطق، اطلاعات مربوطه میتواند به صورت غیر رسمی در اختیار ایشان قرار گیرد اما جهت تبادل رسمی اطلاعات لازم است مکانیزم فوق الاشاره به دقت اجرا گردد.

-         درخواست هایی که کارشناسان مقیم مجری بابت دریافت اطلاعات، فراهم آوری تسهیلات فیزیکی و یا اخذ مجوزهای مورد نیاز از مدیران HSE و یا شهرداران مناطق دارند، لازم است از طریق مکاتبه رسمی و از طرف مدیرعامل مجری خطاب به کارفرما صورت پذیرفته و پیگیری نتایج از همین طریق انجام گیرد. مکاتبات لازم با مناطق منحصرا از سوی سامانه HSE شهرداری تهران انجام میگیرد.

-         کارشناسان مقیم پروژه در هر مقطع از هر فعالیت اجرایی خود، موظف هستند در خصوص روند اجرایی و محتوای فعالیت های خود به حوزه نظارت پاسخگو باشند و بازخورد حاصل از نظارت انجام شده را جهت انجام اصلاحات احتمالی، از سوی مدیر پروژه خود دریافت نمایند.

-         گزارشات روزانه پهنه که توسط مدیرپروژه جمع بندی و سازمان دهی میشود، بدون نیاز به مکاتبه مدیرعامل مجری و تنها با امضای مدیر پروژه، نزد کارفرما دارای اعتبار بوده و حوزه نظارت میتواند در هر مقطعی بر محتوای این گزارشات نظارت فنی لازم را اعمال نماید.

 

5-3 نحوه تشکیل جلسات

5-3-1 جلسات منظم دوره ای

1-     جلسات هماهنگی با حضور مدیریت ارشد کارفرما، مسئولین حوزه نظارت و مدیران پروژه کلیه مجریان در یکشنبه اول هر ماه ساعت 16الی 18 در محل سامانه مدیریت HSE شهرداری تهران برگزار میگردد. در این جلساترئیس جلسه، مدیریت ارشد کارفرما و دبیر جلسه، رئیس نظارت سامانه خواهد بود.

دستور عمومی این جلسه عبارتست از:

-         ارائه گزارشات ماهانه توسط مدیران پروژه ها

-         ارائه بازخوردها و نتایج ارزیابی های انجام شده توسط حوزه نظارت

-         تبیین مشکلات فنی، اجرایی و اداری موجود در روند پروژه از سوی هر یک از شرکت کنندگان

-         جمع بندی مصوبات و صدور دستورات لازم توسط مدیریت ارشد کارفرما

2-     جلسات هماهنگی پهنه ها با حضور مدیران HSE مناطق پهنه، مدیران پروژه پهنه، کارشناسان مقیم پهنه، مسئولانحوزه نظارت و نماینده کارفرما به شرح جدول ذیل برگزار میگردد:

 

 

 

دستور عمومی این جلسه عبارتست از:

-         ارائه گزارشات ماهانه توسط مدیران پروژه ها

-         ارائه بازخوردها و نتایج ارزیابی های انجام شده توسط حوزه نظارت

-         ارائه نقطه نظرات مدیران HSE مناطق پهنه

-         تبیین مشکلات فنی، اجرایی و اداری موجود در روند پروژه از سوی هر یک از شرکت کنندگان

-         جمع بندی مصوبات و صدور دستورات لازم توسط نماینده کارفرما

در این جلسات رئیس جلسه نماینده مدیریت ارشد کارفرما و دبیر جلسه نماینده نظارت سامانه خواهد بود.

3-     جلسات ماهانه هماهنگی مربوط به هر پروژه با حضور مدیر پروژه و کارشناسان مقیم پروژه باید به صورت منظم برگزار گردد. برنامه این جلسات لازم است از سوی مدیر هر پروژه به رئیس نظارت سامانه اعلام شده و یکی از کارشناسان نظارت نیز در این جلسات حضور خواهد داشت. لازم است نسخه ای از صورتجلسات مربوطه در اختیار حوزه نظارت قرار گیرد.

5-3-2 جلسات موردی

در صورت نیاز به برگزاری جلسات موردی در هر سطحی، اعم از موارد ذیل:

-         جلسات شورای عالی مربوط به پروژه های شهروندی

-         جلسات موردی در مناطق شامل جلسات توجیهی و یا فنی

-         جلسات مورد نیاز جهت ارائه بازخوردهای فوری حاصل از نتایج نظارت

-         جلسات خبری، همایش ها، کنفرانس های علمی و سمینارها

-         جلسات آموزشی برای مدیران، کارشناسان مقیم و بازرسان

-         کمیته فنی پیمانکاران و شهروندی

-         و ...

لازم است قبل از برگزاری کلیه جلسات با فاصله زمانی مناسب، مراتب برگزاری از سوی مدیر پروژه به اطلاع کارفرما رسانده شود تا در صورت نیاز، هماهنگی های لازم جهت حضور نماینده کارفرما و حوزه نظارت در جلسه صورت پذیرفته و همچنین لازم است تا نسخه ای از صورت جلسات برای اطلاع کارفرما و حوزه نظارت ارسال گردد.

نام پهنه

روز جلسه

ساعت جلسه

محل برگزاری

پهنه الف

دوشنبه اول هر ماه

9-11

سامانه مدیریت HSE

پهنه ب

دوشنبه اول هر ماه

14-16

سامانه مدیریت HSE

پهنه ج

سه شنبه اول هر ماه

9-11

سامانه مدیریت HSE

پهنه د

سه شنبه اول هر ماه

14-16

سامانه مدیریت HSE